特車の許可の期限管理をする私

いつもお世話になっております。
行政書士の水竹です。

早いものでもう9月の終わり。これからハロウィン、クリスマスなどイベントが目白押しで、一気に年末ムードが加速しそうな予感です。
前にブログを書いたのが4月。忙しさのせいにしてしまうのはいけないことですが、やはりブログよりもお客様の申請が優先なので、少し放置しておりました。
この5ヶ月は本当に忙しくて、このサイト経由のお客様以上に、以前当事務所で許可を取ったお客様からのご紹介も多く、日を追うごとに、運送業を営む皆様のコンプライアンス意識がどんどん高まっている事を感じました。

自分の仕事の仕方を評価していただいているようで、やっぱりご紹介は本当に嬉しいですね。

さて、今回は期限管理の重要性について少し書かせていただきます。
期限管理とは、取得した許可の期限を適切に管理する事。特車で言えば、どの車両のどの経路の許可がいつまで取れているのかをしっかりと把握し、許可が期限切れになる前に申請をして、許可のない状態を作らない事を指します。

特車の許可は最長で2年間有効です。ということは、2年に1回更新しなければいけません。この「毎年」ではなく「2年に1回」というのがクセもので、非常に忘れてしまいがちです。
1年目は「そう言えば去年特車取ったなぁ。でも今年は更新ないよね。」という感じでスルーしてしまい、2年目はもう覚えていないことがザラです。
また、行政書士事務所への報酬や行政への手数料などの出費があるので、「できる限り後回しにしたい!できれば忘れ去りたい!」という意識もどこか心の片隅にあるのかもしれません。(笑)

社長さんでも、物流部署の部長さんでも、車両管理部署の担当者さんでも、特車にばかりかまけている暇はなく、色々な業務に日々追われていることでしょう。
そんな中、特車の許可期限をしっかりと覚えて、適切な時期に申請の発注をするなんてほとんど不可能かと思います。
しかも、単一の許可ならともかく複数の許可を持っている場合には煩雑さを極めます。

当事務所にも、「いつの間にか期限切れで・・・。」という依頼はよくあります。
中には、期限切れに気づかずに走行し、取り締まられてしまったケースもあり、「なんのために特車取ったのか・・・。」という声も聞きます。

会社での期限管理は、かなりうまくシステマティックに運用しないと本当に難しいです。
「担当者が変わったら、どう管理していたのかわからなくなってしまった。」なんて話もたまに聞きます。

期限切れで走行して取り締まられることのないように、「2年ごとのイベントをどのように管理するか」をうまく考えてください。
当事務所では、特車の申請代行に付随して期限管理も行なっております。
期限管理も含めて外部に委託したいのであれば、ぜひご連絡ください。

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「何も考えず、申請を委託してしまいたい!」
「自社で申請するために、教えに来て欲しい。」
「特車ゴールドの話が聞きたい。」
電話やメールでのご相談は無料なので、お気軽にご相談ください。
できるだけ低いコストで許可を取得できるように考え、アドバイスをさせていただきます。

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当社は,本人から,個人情報が,利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由,または不正の手段により取得されたものであるという理由により,その利用の停止または消去(以下,「利用停止等」といいます。)を求められた場合には,遅滞なく必要な調査を行い,その結果に基づき,個人情報の利用停止等を行い,その旨本人に通知します。ただし,個人情報の利用停止等に多額の費用を有する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって,本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとれる場合は,この代替策を講じます。

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